04 EXCEL - DRIVE TABLA DINÁMICA

TABLA DINÁMICA EXCEL Y DRIVE

Existen muchas diferencias entre la "Hoja de Cálculo" de Drive y el Excel de Windows cada uno realiza mejoras dependiendo de aquello que crean interesantes. 

Os mostramos las dos maneras de realizar una Tabla Dinámica entre ambos sistemas y algún truco que se utiliza poco y que son realmente diferenciadores.

EXCEL: TABLA DINÁMICA

Teniendo una base de datos, si estamos en la hoja de la misma tabla, solo hay que dirigirse a la pestaña Insertar y pulsar el botón Tabla Dinámica, automáticamente se abre la ventana "Crear tabla dinámica" quedando seleccionada toda la tabla y si no hay que hacer ninguna modificación de datos, se confirmará con el botón Aceptar.

En este momento Excel crea una nueva Hoja nos indica donde se creará la tabla dinámica y a la derecha tenemos en primer lugar, como en cada columna tenemos unos títulos creados, nos los indica como campos para agregar a la tabla y en la parte inferior donde podemos agregar los campos (de los títulos).

Filtro: Si queremos poner algunos datos para mostrarlos ya filtrados, totalmente opcional.

Etiquetas de columnas: Si queremos mostrar los datos en columnas.

Etiquetas de filas: Si queremos mostrar los datos en filas.

Valores: Incluir en este sector los datos que queramos, contar o calcular, pueden estar repetidos dentro de las otras opciones.

En este caso yo quiero que se visualicen los datos en filas, empezando por el registro de Comunidad Autónoma, lo único que tengo que hacer es poner el ratón encima del campo Comunidad Autónoma y con el botón izquierdo del ratón pulsado arrastrar el campo hasta Etiquetas de Filas. Haré lo mismo y situando justo debajo el campo Provincia. 

Una vez que hemos ejecutado para que se ordenen las provincias en cada comunidad vamos a empezar a utilizar los cálculos en la opción de Valores arrastrando el campo Ciudad.

Al introducir en Valores un campo de texto, Excel automáticamente cuenta y distribuye entre las filas cuantas ciudades corresponden a cada Provincia a y también acumula o suma a el total de cada Comunidad.

Voy a añadir también a Valores el campo Notas, para que nos informe el promedio de las notas por Provincia y por Comunidad. 

En este caso hemos introducido en Valores un campo numérico, por eso lo primero nos ofrece la suma de todos los valores de notas distribuidos por Provincias y Comunidades.

Pero realmente queremos un promedio de Notas. 

Nos dirigimos a las opciones escondidas dentro de la línea creada en Valores llamada Suma de Nota, seleccionamos, Configuración del campo valor y elegimos la opción Promedio. Como pueden aparecer decimales con muchos dígitos, podemos aprovechar y en al misma pantalla de opción de Configuración de Campo, pulsar el botón Formato de número y elegir la Categoria: Numero y dos decimales.

TRUCOS FÁCILES DE TABLA DINÁMICA EXCEL

FORMATO

Una manera de dar un formato rápido de color es elegir dentro de la nueva pestaña Herramientas de Tabla Dinámica, la opción Diseño, voy a cambiar en Diseño de Informe a Mostrar en Forma de Esquema y en Estilos de tabla dinámica seleccionaré otro color.

INSERTAR SEGMENTACIÓN DE DATOS

Este es un truco con el que podéis impresionar, pero será mejor que expliquéis como funciona, que hay personas que le da miedo o no entiende lo que hace, jejejeje

Con esta opción vamos a poder crear una botonera que nos ayudará a filtrar de una manera muy visual los datos de la tabla dinámica.

Siempre que pongamos el cursor encima de cualquier campo de la tabla dinámica aparecerá tanto la pestaña Herramientas de Tabla Dinámica como los campos para poder actualizar o cambiar nuestra tabla dinámica.

En este caso pulsamos dentro de la pestaña Opciones y al pulsar en la opción Insertar segmentación de datos se nos abrirá el menú de todos los encabezamientos de nuestra base de datos, y tantas opciones pulsemos, tantos filtros encadenados creará.

Se crean dos filtros encadenados uno al otro, en este caso uno por Comunidad Autónoma y otro por Notas.

Si en el filtro selecciono que solo aparezcan los que tengan una nota de 7, filtra por esas notas y tengo todavía disponible de las opciones el poder seguir filtrando por comunidades, para que aparezcan solo esas provincias.

Es un truco muy vistoso y que utilizan muy poco, pudiendo sacar mucho provecho de este tipo de filtración.

LA HOJA DE CÁLCULO NO ES UNA CALCULADORA

Si tomamos la "Hoja de Cálculo" como una calculadora o una simple base de datos (bbdd) estamos desaprovechando muchas funciones. 

Os voy a ir mostrando funcionalidades que os ayudarán a ganar tiempo. En este post os enseño las tablas dinámicas.

La utilidad de la Tabla Dinámica nos ayuda a resumir los datos de la base de datos y contabilizar mucho más rápido sus resultados y de una forma muy gráfica.

Teniendo una base de datos podremos crear rápidamente una Tabla Dinámica, en este caso tenemos unos datos de nombres, ciudades, provincias, comunidades y unas notas de una evaluación.

DRIVE: TABLA DINÁMICA

En el vídeo podéis ver como crear una tabla dinámica con Drive, con unos simples paso.

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